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word2003长篇排版教程

发布时间:

Word 2003 长篇文档排版技巧(一)
发布人:鲍玲玲 发布时间:2007-12-14 15:50:04 浏览次数:1116

虽然老师们一直在用 word,但是也只是简单的排版设计,每当有特殊要求的版式要求,比如 首页没有目录,奇数页和偶数页的页眉不同,自动生成目录等等,操作时就觉得不是那么得心应手 了,下面是一些技巧,很有帮助的。

简介
市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在 话下,然而每每困扰他的却是排版的问题,每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。 最头疼的是上司看完报告后让他修改,整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不 讨好的事,尽管小王知道 Word 中有插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总 是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下 班后享受生活,小王花了半天的时间学*了一下长篇文档的排版技巧,这才发现,这半天的时间, 可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。 小王把自己的体会重点总结为两点: 1. 制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其是样式设置 2. 不同的篇章部分一定要分节,而不是分页

下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。

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单面打印的简单报告
这份报告要求的格式是:A4 纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页的页眉是 报告的题目;页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第 1 页。

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设置纸张和文档网格
写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸”,这个“纸”就是 Word 中的页面 设置。

从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【纸张】选项卡,如图 1 所示。

通常纸张大小都用 A4 纸,所以可采用默认设置。有时也会用 B5 纸,只需从“纸张大小”中选择相 应类型的纸即可。

很多人*惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是 A4 纸,如果改用 B5 纸,就有可能使整篇 文档的排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时看到页面中的内容 和排版是否适宜,避免事后的修改。

考虑到阅读报告的领导年龄都比较大,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文 字。通常,很多人都采用增大字号的办法。其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间 距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰。

在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图 2 所示。

选中“指定行和字符网格”,在“字符”设置中,默认为“每行 39”个字符,可以适当减小,例如 改为“每行 37”个字符。同样,在“行”设置中,默认为“每页 44”行,可以适当减小,例如改为 “每页 42”行。这样,文字的排列就均匀清晰了。

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设置样式
现在,还是不用急于录入文字,需要指定一下文字的样式。通常,很多人都是在录入文字后,用 “字体”、“字号”等命令设置文字的格式,用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐, 但这样的操作要重复很多次,而且一旦设置的不合理,最后还要一一修改。

熟悉 Word 技巧的人对于这样的格式修改并不担心,因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷 到其他需要改变格式的地方。然而,如果有几十个、*俑稣庋男薷模驳盟⑸霞甘巍⑸*俅危 岂不是变成白领油漆工了?使用了样式就不必有这样的担心。

样式是什么?简单地说,样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式,例如,“字 体”格式、“字号”格式等。每次设置格式,都需要选择某一种格式,如果文字的格式比较复杂,

就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合,它可以包含几乎所有的格式,设置时只 需选择一下某个样式,就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

样式在设置时也很简单,将各种格式设计好后,起一个名字,就可以变成样式。而通常情况下,我 们只需使用 Word 提供的预设样式就可以了,如果预设的样式不能满足要求,只需略加修改即可。

从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式,如图 3 所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容,在图 3 中,“显示”为“有效格式”,则其中的 内容即有格式,又有样式。例如,“加粗”为格式,“标题 1”为样式,“标题 1+居中”为样式和 格式的混合格式。对于初学者来说,很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念,可在如图 3 所示的 “显示”下拉列表中选择“有效样式”,则显示如图 4 所示的内容。这时,将只会显示文档中正在 使用及默认的样式。

“正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样 式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式是 Word 中

的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的 其他样式的格式。

”~“标题 9”为标题样式,它们通常用 于各级标题段落, 与其他样式最为不同的 是标题样式具有级别, 分别对应级别 1~9。 这样,就能够通过级别得到文档结构图、 大纲和目录。在如图 4 所示的样式列表
“标题 1

中, 只显示了“标题 1”~“标题 3”的 3 个标 题样式,如果标题的级别比较多,可在如 图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“所有 样式”,即可选择“标题 4”~“标题 9”样式。
现在,规划一下文章中可能用到的样式。

对于文章中的每一部分或章节的大标题,采用“标题 1”样式,章节中的小标题,按层次分别采 a. 用“标题 2”~“标题 4”样式。 b. c. 文章中的说明文字,采用“正文首行缩进 2”样式。 文章中的图和图号说明,采用“注释标题”样式。

规划结束之后,即可录入文字了。

首先,录入文章第一部分的大标题,如图 5 所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在任务窗格中单击“标题 1”样式,即可快速设置好此 标题的格式,如图 6 所示。

用同样的方法, 即可一边录入文字, 一边设置该部分文字所用的样式。 注意在如图 3 所示的“显示” 下拉列表中选择“所有样式”,即可为文字和段落设置“正文首行缩进 2”和“注释标题”样式。当

所需样式都被选择过一次之后,可显示“有效样式”,这样不会显示无用的其他样式。

文章的部分内容录入和排版之后的效果如图 7 所示。为了方便对照,图中左侧列出了对应文章段落 所用的样式。

在录入和排版过程中,可能会经常在键盘和鼠标之间切换,这样会影响速度。对样式设置快捷键, 就能避免频繁使用鼠标,提高录入和排版速度。

将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧,单击下拉箭头,如图 8 所示,单击【修改】命 令。显示“修改样式”对话框,如图 9 所示。

单击【格式】按钮,选择【快捷键】命令,显示“自定义键盘”对话框,如图 10 所示。此时在键盘 *聪孪M柚玫目旖菁纭綜trl】+【1】,在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注 意不要在其中输入快捷键,而应该按下快捷键。单击【指定】按钮,快捷键即可生效。

用同样的方法为其他样式指定快捷键。

现在,在文档中录入文字,然后按下某个样式的快捷键,即可快速设置好格式。

文档中的内容采用系统预设的样式后,格式可能不能完全符合实际需要。例如,“标题 1”样式的字 号太大,而且是左对齐方式,希望采用小一点的字号,并居中对齐。这时可以修改样式。 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧,单击下拉箭头,如图 8 所示,单击【修改】命 令。显示“修改样式”对话框,如图 9 所示。选中“自动更新”选项,单击【确定】按钮完成设置。 这样,当应用了“标题 1”样式的文字和段落的格式发生改变时,就会自动更改“标题 1”样式的格 式。

选中采用了“标题 1”样式的某段文字,例如“一、中国互联网络宏观状况”,然后利用“格式”工 具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题 1”样式的文字和段落都会一起随之改变格 式,不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。

因此,使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

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查看和修改文章的层次结构
文章比较长,定位会比较麻烦。采用样式之后,由于“标题 1”~“标题 9”样式具有级别,就能 方便地进行层次结构的查看和定位。

从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构,如图 11 所示。在 其中的标题上单击,即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,即 可取消文档结构图。

如果文章中有大块区域的内容需要调整位置,以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较 远时,同样不容易找到位置。

从菜单选择【视图】|【大纲】命令,进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏,如图 12 所 示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别,例如“显示级别 3”,则文档中 会显示从级别 1 到级别 3 的标题,如图 13 所示。

如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后,可将鼠标指针移动到“用户职业”前 的十字标记处,按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方,即可快速调整该部分区域的位置。这样不 仅将标题移动了位置,也会将其中的文字内容一起移动。

从菜单选择【视图】|【页面】命令,即可返回到常用的页面视图编辑状态。

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对文章的不同部分分节
文章的不同部分通常会另起一页开始,很多人*惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页, 这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页,

如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。

正确的做法是插入分节符,将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进行设置。

定位到第二部分的标题文字前,从菜单选择【插入】|【分隔符】命令,显示“分隔符”对话框,如 图 14 所示。选择“分节符”类型中的“下一页”,并单击【确定】按钮,就会在当前光标位置插入 一个不可见的分节符,这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节,还会使该节从新的一 页开始,实现既分节,又分页的功能。

用同样的方法对文章的其他部分分节。

对于封面和目录,同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题 和目录,如图 15 所示,然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分 节符。

如果要取消分节,只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中不显示。在

工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮

, 即可查看隐藏的编辑标记。 在如图 16 和图 17 所示中,

分别显示了不同节末尾的分节符。

在段落标记和分节符之间单击,按【Delete】键即可删除分节符,并使分节符前后的两节合并为一 节。

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为不同的节添加不同的页眉
利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉,只有正 文开始时才需要添加页眉,因为前面已经对文章进行分节,所以很容易实现这个功能。

设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定 位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图 18 所示。

注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第 1 节 –”的提示文字,表明当前是对第 1 节设置页眉。由 于第 1 节是封面,不需要设置页眉,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ,显示并设置下一节的页眉。

第 2 节是目录的页眉,同样不需要填写任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。

第 3 节的页眉如图 19 所示,注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第 3 节的页眉与 第 2 节一样。如果现在在页眉区域输入文字,则此文字将会出现在所有节的页眉中,因此不要急于 设置。

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮

,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,

取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页眉与前一节不 同。

此时再在页眉中输入文字,例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面 的其他节无需再设置页眉,因为后面节的页眉默认为“同前”,即与第 3 节相同。

在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页眉编辑状态。

用打印预览可以查看各页页眉的设置情况,其中封面和目录没有页眉,目录之后才会在每页显示页 眉。

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在指定位置添加页码
通常很多人*惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会在封面和 目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码,从目录之后的内容再添加页码,并且页码要 从 1 开始编号。这同样要得益于分节的设置。

按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令, 进入“页眉和页脚”编辑状态,如图 18 所示。

在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮

,显示页脚区域,如图 20 所示。

注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第 1 节 –”的提示文字,表明当前是对第 1 节设置页脚。由 于第 1 节是封面,不需要在页脚区域添加页码,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一 项”按钮 ,显示并设置下一节的页脚。

第 2 节是目录的页脚,同样不需要添加任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。

第 3 节的页脚如图 21 所示,注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第 3 节的页脚与 第 2 节一样。如果现在在页脚区域插入页码,则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插 入页码。

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消 “同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页脚与前一节不同。

这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。

从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图 22 所示。采用默认设置即可。单 击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框,如图 23 所示。默认情况下,“页码编排”设置为“续 前节”,表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置,则会自动计算第 1 节和第 2 节的页数,然 后在当前的第 3 节接续前面的页号,这样本节就不是从第 1 页开始了。因此需要在“页码编排”中 设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。

第 3 节之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前”,而且页码格式默认设置均 为“续前节”,将会自动为每一节编排页码。

在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页脚编辑状态。

用打印预览可以查看各页页脚的设置情况,其中封面和目录没有页码,目录之后才会在每页显示页 码,并且目录之后的页码从 1 开始编号。

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插入目录
最后可以为文档添加目录。 要成功添加目录, 应该正确采用带有级别的样式, 例如“标题 1”~“标 题 9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录,但采用带级别的样式是最方便的一种。

定位到需要插入目录的位置,从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令,显示“索引和 目录”对话框,单击“目录”选项卡,如图 24 所示。

在“显示级别”中,可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标 题 1”~“标题 9”样式的,它们分别对应级别 1~9。

如果要设置更为精美的目录格式,可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。

单击【确定】按钮,即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹), 因此可以进行更新。

当文档中的内容或页码有变化时, 可在目录中的任意位置单击右键, 选择“更新域”命令, 显示“更 新目录”对话框,如图 25 所示。如果只是页码发生改变,可选择“只更新页码”。如果有标题内容 的修改或增减,可选择“更新整个目录”。

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小结
至此,整篇文档排版完毕。在整个排版过程中,可以注意到样式和分节的重要性。

采用样式,可以实现边录入边快速排版,修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更 改格式,并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。

对文档的不同部分进行分节,有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。




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