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Word2003长篇文档排版技巧(一)

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Word2003 长篇文档排版技巧
(一)
1、写文章前,先进行页面设置 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,进行页边距、 纸张、版式和文档网格进行设置。 2、设置样式 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或 样式。 “正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其 他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式是 W ord 中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式 的其他样式的格式。 “标题 1”~“标题 9”为标题样式,它们通常用于各级标题段落,与其他样式最为不同的 是标题样式具有级别,分别对应级别 1~9。这样,就能够通过级别得到文档结构图、大纲和 目录。 3、查看和修改文章的层次结构 文章比较长,定位会比较麻烦。采用样式之后,由于“标题 1”~“标题 9”样式具有级 别,就能方便地进行层次结构的查看和定位。 从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构。在其中 的标题上单击,即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令, 即可取消文档结构图。 4、对文章的不同部分分节 文章的不同部分通常会另起一页开始,很多人*惯用加入多个空行的方法使新的部分另 起一页,这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。另一种做法是插 入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。 正确的做法是插入分节符,将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进 行设置。定位到第二部分的标题文字前,从菜单选择【插入】|【分隔符】命令,显示“分 隔符”对话框。选择“分节符”类型中的“下一页”,并单击【确定】按钮,就会在当前光 标位置插入一个不可见的分节符, 这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节, 还 会使该节从新的一页开始,实现既分节,又分页的功能。对于封面和目录,同样可以用分节 的方式将它们设在不同的节。 如果要取消分节,只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中 不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮,即可查看隐藏的编辑标记。在段落标 记和分节符之间单击, 【Delete】 按 键即可删除分节符, 并使分节符前后的两节合并为一节。 5、为不同的节添加不同的页眉

利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉,只 有正文开始时才需要添加页眉,因为前面已经对文章进行分节,所以很容易实现这个功能。 设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快 捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页 脚”编辑状态。 注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第 1 节 –”的提示文字,表明当前是对第 1 节设 置页眉。如果第 1 节不需要设置页眉,可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按 钮,显示并设置下一节的页眉。 页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示这节的页眉与上一节一样。如果现在在 页眉区域输入文字,则此文字将会出现在所有节的页眉中,因此不要急于设置。 在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击此 按钮,取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的 页眉与前一节不同, 此时再在页眉中输入文字。 用打印预览可以查看各页页眉的设置情况,一般情况下,封面和目录没有页眉,目录之 后才会在每页显示页眉。 6、在指定位置添加页码 通常很多人*惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会 在封面和目录处都添加页码。 而现在希望封面和目录没有页码, 从目录之后的内容再添加页 码,并且页码要从 1 开始编号。这同样要得益于分节的设置。 按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页 脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚 间切换”按钮,显示页脚区域。 注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第 1 节 –”的提示文字,表明当前是对第 1 节设 置页脚。若第 1 节是封面,不需要在页脚区域添加页码,可在“页眉和页脚”工具栏中单击 “显示下一项”按钮,显示并设置下一节的页脚。 页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示这节的页脚与上一节一样。如果现在 在页脚区域插入页码,则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插入页码。 在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ,默认情况下它处于按下状态,单击 此按钮,取消“同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节 的页脚与前一节不同。 这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。 从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框。单击【格式】按钮,显示 “页码格式”对话框,默认情况下,“页码编排”设置为“续前节”,表示页码接续前面节 的编号。如果采用此设置,则会自动计算第 1 节和第 2 节的页数,然后在当前的第 3 节接续 前面的页号,这样本节就不是从第 1 页开始了。因此需要在“页码编排” 中设置“起始页码” 为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。 之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前”,而且页码格式默认 设置均为“续前节”,将会自动为每一节编排页码。

用打印预览可以查看各页页脚的设置情况, 其中封面和目录没有页码, 目录之后才会在 每页显示页码,并且目录之后的页码从 1 开始编号。 7、插入目录 最后可以为文档添加目录。要成功添加目录,应该正确采用带有级别的样式,例如“标题 1” ~“标题 9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录,但采用带级别的样式是最方便的一 种。 定位到需要插入目录的位置,从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令,显 示“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡。 在“显示级别”中,可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。这些级别 是来自“标题 1”~“标题 9”样式的,它们分别对应级别 1~9。 如果要设置更为精美的目录格式,可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自 模板”即可。 单击【确定】按钮,即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰 色底纹),因此可以进行更新。 当文档中的内容或页码有变化时,可在目录中的任意位置单击右键,选择“更新域”命令, 显示“更新目录”对话框。如果只是页码发生改变,可选择“只更新页码”。如果有标题内 容的修改或增减,可选择“更新整个目录”。 8、小结 至此,整篇文档排版完毕。在整个排版过程中,可以注意到样式和分节的重要性。 采用样式, 可以实现边录入边快速排版, 修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式 自动更改格式,并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。 对文档的不同部分进行分节,有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。 有关样式和分节应用,以及页眉页脚的设置,这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇 文章将会看到更为精彩和美妙的应用。




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